Mehr Struktur im Arbeitsalltag: 5 Schritte für deinen Erfolg

Kennst du das Gefühl, dass die Aufgaben auf deinem Schreibtisch immer mehr werden und du kaum noch weißt, wo du anfangen sollst? Als Frau in einer verantwortungsvollen Position – ob du Projekte leitest, Entscheidungen triffst oder ein Team koordinierst – kann es schnell passieren, dass der Überblick verloren geht. Zu viele Anforderungen, zu wenig Zeit, und ständig das Gefühl, nicht genug zu schaffen? Du bist nicht allein damit.

Ich weiß genau, wie das ist, denn ich war früher oft in der gleichen Situation: Tausend Dinge auf der To-do-Liste, und am Ende des Tages hat sich gefühlt nichts bewegt.
Aber über die Jahre habe ich eine Methode entwickelt, die mir dabei hilft, mich neu zu fokussieren, Ordnung ins Chaos zu bringen und wieder klar zu sehen. In diesem Beitrag möchte ich meinen 5-Schritte-Plan mit dir teilen – ein einfacher, aber wirkungsvoller Ansatz, der dir dabei hilft, deine Aufgaben zu sortieren und endlich wieder Struktur in deinen Arbeitsalltag zu bringen.

Ob es darum geht, Aufgaben zu sortieren, klare Ziele zu setzen oder deinen Fokus auf das Wesentliche zu lenken – der Plan unterstützt dich dabei, produktiver und entspannter zu arbeiten. Besonders geeignet für Frauen, die viel Verantwortung tragen und oft als Einzelkämpferinnen unterwegs sind.

Struktur und Klarheit im Joballtag sind oft der Schlüssel, um stressige Phasen besser zu bewältigen. Doch gerade in anspruchsvollen Positionen bleibt oft wenig Zeit, den Überblick zu behalten. Hier setzt der 5-Schritte-Plan an: Er hilft dir, deinen Tag effizient zu gestalten, Prioritäten zu setzen und trotzdem Raum für kreative Lösungsansätze zu finden.

Schritt 1: Brainstorming – Den Kopf frei bekommen

Wenn du dir Überblick verschaffen willst, ist der erste Schritt, den Kopf leer zu machen – dafür eignet sich am besten Brainstorming. Alles, was dich beschäftigt, muss raus aus deinem Kopf, bringe es auf Papier.
Denk dabei an all die Aufgaben, Projekte, Ziele und vielleicht auch die ungeliebten Dinge, die du immer wieder vor dir herschiebst.

Nutze Schlagwörter oder Überbegriffe, möglichst keine Sätze. Nimm dir am besten kleine Karten oder Postits, die kannst du nachher wunderbar sortieren.

Fragen, die dir dabei helfen können:

  • Welche Projekte laufen aktuell?
  • Welche Aufgaben bleiben oft liegen, weil mir die Zeit fehlt?
  • Was sind ungeliebte Aufgaben, die ich erledigen muss?
  • Wie sehen meine Pläne für die nächsten Wochen aus?
  • Was blockiert mich, und was frustriert mich gerade?
  • Welche Wünsche und Ziele habe ich?

Wenn dein Kopf erst mal leer ist, hast du Luft zum Nachdenken. Wie fühlst du dich danach?

Sei nicht verwundert – oder erst recht nicht frustriert, wenn es dir jetzt noch unübersichtlich vorkommt. „Das ist ja nie zu schaffen!“ höre ich nicht selten, wenn dieser Schritt gemacht ist.

Deine Sammlung ist die Basis für die nächsten Schritte. Sie hilft dir, dir ein erstes Bild von deiner aktuellen Situation zu machen.

Schritt 2: Clustern – Was gehört zusammen?

Jetzt wollen wir Struktur in deine Sammlung bringen. Dafür klärst du im zweiten Schritt klärst, welche deine Stichwörter thematisch zusammengehören. Du bildest Cluster für jedes Thema.

Schau dir deine Stoffsammlung an: Gruppiere ähnliche Aufgaben oder Projekte. Was fällt in denselben Themenbereich?

Vielleicht ergeben sich Kategorien wie Projekt A oder B, dringende Aufgaben oder längerfristige Arbeiten. Verarbeite jedes deiner Stichwörter.

Durch das Clustern entsteht eine sinnvolle Struktur. Wenn du alles verteilt hast, gib jeder Gruppe eine treffende Überschrift. Wo nur ein Eintrag ist, ist dieses Stichwort gleichzeitig Überschrift.

Mit diesem Schritt siehst du schnell, welche Bereiche deinen Arbeitsalltag bestimmen. So gewinnst du schon etwas mehr Struktur und kannst besser einschätzen, wo deine Schwerpunkte liegen.

Schritt 3: Wo liegt der Fokus?

Jetzt hast du eine Übersicht, welche Aufgaben und Themen dich im Moment beschäftigen. Jetzt trägst du zusammen, in welcher Reihenfolge du sinnvoll vorgehst – du setzt deine Prioritäten. Was bringt dich voran? Was auf der Liste hat nur einen geringen Mehrwert für dich? Was geht leicht? Was ist aufwändiger?

Dafür bewertest du alle Themen nach ihrer Machbarkeit. Du betrachtest einerseits den Effekt, andererseits den Aufwand.

Was kann ich umsetzen

Entscheide, welche deiner Themen in welches Feld gehören:

  • WOW-Feld:
    Hoher Nutzen, geringer Aufwand
  • NOW-Feld:
    Hoher Nutzen, hoher Aufwand
  • HOW-Feld:
    Geringer Nutzen, hoher Aufwand
  • NO-Feld:
    Geringer Nutzen, geringer Aufwand

Die Matrix zeigt dir, ob du an den richtigen Dingen arbeitest.

WOW-Feld
Die Aufgaben bringen dich wirklich voran und sind leicht zu machen – sie sollten ab heute Priorität 1 haben.
NOW-Feld
Diese Aufgaben planst du mit Priorität 2 immer mal wieder zwischendurch ein.

HOW-Feld
Das kommt auch auf Priorität 2. Gibt es Möglichkeiten, wie du das optimieren und den Aufwand reduzieren kannst?
NO-Feld
Trenne dich von diesen Themen (es sei denn, du bist wegen bestimmter Vorschriften dazu verpflichtet). Wenn du nicht loslassen kannst, bleibt es für den Moment ohne Termin stehen. Lasse es immer mal wieder auf dich wirken: Brauchst du das wirklich? Wer hat einen Vorteil?

Dieser Schritt ist oft ein Augenöffner. Er zeigt dir, welche Aufgaben wirklich relevant sind und welche du guten Gewissens beiseiteschieben kannst. So erhältst du ein klares Bild davon, was Priorität hat und worauf du dich konzentrieren solltest.

Schritt 4: Stand der Dinge – Wie weit bist du schon?

Nun hast du deine Prioritäten festgelegt. Im vierten Schritt schauen wir uns den aktuellen Stand deiner Aufgaben an. Bei welchen Themen bist du schon weit gekommen, und welche stehen noch ganz am Anfang? Dadurch gewinnst du ein Gefühl für den Fortschritt und weißt genau, was als Nächstes zu tun ist.

Stell dir dabei folgende Fragen:

  • In welcher Phase befindet sich jede Aufgabe? (Planung, Umsetzung, fast abgeschlossen)
  • Ist die Aufgabe dringend oder eher langfristig?
  • Brauchst du Unterstützung bei bestimmten Aufgaben?
  • Welche Projekte lassen sich in kleine Schritte aufteilen?

Wenn du den Stand der Dinge für jede Aufgabe kennst, kannst du besser einschätzen, welche Ressourcen du brauchst und wie du deine Zeit sinnvoll verteilen kannst. Außerdem ist das ein guter Moment, um zu prüfen, ob du eventuell ein paar Aufgaben vom „NO-Feld“ doch noch schnell erledigen kannst, um sie von deiner Liste zu streichen.

Schritt 5: Aktionsplan erstellen – Was erledigst du wann?

Jetzt geht’s an die Umsetzung! Im letzten Schritt erstellst du einen konkreten Aktionsplan, in dem du festhältst, was du wann erledigen möchtest. Dieser Plan gibt dir eine klare Struktur und hilft dir, dran zu bleiben.

Überlege dir dabei:

  • Welche Aufgaben stehen als Erstes an?
  • Wie viel Zeit möchtest du pro Tag oder Woche in diese Aufgaben investieren?
  • Was sind die einzelnen Schritte, die du durchführen musst, um jede Aufgabe abzuschließen?

Ich empfehle dir, den Plan so flexibel wie möglich zu halten. Ein guter Plan ist ein lebendiges Werkzeug, das du regelmäßig anpassen kannst, je nachdem, wie sich deine Prioritäten und dein Arbeitsalltag entwickeln. Ich habe dafür eine Excel-Vorlage erstellt, die ich selbst nutze, um meine Aufgaben zu organisieren – und du kannst sie natürlich auch nutzen.

Zusammenfassung: So behältst du den Überblick

Herzlichen Glückwunsch! Du hast meinen 5-Schritte-Plan durchgearbeitet und dir eine klare Struktur geschaffen. Hier noch einmal die wichtigsten Schritte zusammengefasst:

  1. Brainstorming: Alles sammeln, was dir im Kopf herumschwirrt.
  2. Clustern: Ähnliche Themen zusammenfassen und Schwerpunkte setzen.
  3. Prioritäten setzen: Fokus auf das Wesentliche legen, unwichtige Aufgaben aussortieren.
  4. Stand der Dinge: Den Fortschritt im Blick behalten und Prioritäten anpassen.
  5. Aktionsplan erstellen: Ein flexibler Plan, der dir den Weg zeigt.

Diese Schritte geben dir nicht nur mehr Überblick, sondern auch das Gefühl, wieder Kontrolle über deinen Arbeitsalltag zu haben. Du wirst merken, dass sich der Stress reduziert und du klarer siehst, was wirklich zählt.

Was kann dein nächster Schritt sein?

Lass uns darüber sprechen!

Bist du bereit, deine neue Struktur im Arbeitsalltag umzusetzen? Falls du Unterstützung brauchst oder Fragen hast, wie du den Plan weiter optimieren kannst, stehe ich dir gern zur Verfügung. Buche dir einfach einen Termin zum Kennenlernen und wir schauen gemeinsam, wie du deinen Arbeitsalltag noch effizienter gestalten kannst.

Und wenn du dich tiefer mit den einzelnen Schritten befassen möchtest, kannst du gerne mein Workbook dazu nutzen. Es enthält praktische Arbeitsblätter, die dich dabei unterstützen, jeden Schritt noch detaillierter zu durchdenken und umzusetzen. Schreib mir eine Mail und ich schicke es dir zu.

Ich freue mich darauf, dich auf deinem Weg zu mehr Überblick und Struktur zu begleiten!

P.S.:

Wundere dich nicht, wenn du genau diesen Artikel auch auf der Seite Work with Art findest! Work with Art und diese Webseite sind zwei Seiten meiner Arbeit: Während Work with Art Business und Kunst in einem einzigartigen Workshop vereint, biete ich hier regelmäßig wertvolle Inhalte und Werkzeuge für mehr Leichtigkeit im Alltag. Beide Plattformen ergänzen sich – und ich freue mich, wenn du beiden Inhalten dabei bist.

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