Manchmal ist der Tag gut gefüllt – und trotzdem bleibt am Ende das Gefühl, nicht wirklich etwas geschafft zu haben. Die Aufgabenliste war klar, der Kalender halbwegs sortiert, eigentlich schien alles realistisch geplant. Und doch: Der Abend bringt eher Frust als Zufriedenheit.
Genau hier setzt die ALPEN-Methode an. Sie verspricht eine klare Struktur, bessere Planbarkeit und weniger Stress.
Aber funktioniert sie wirklich so optimal?
Ich habe mich dieser Methode immer verweigert, weil ich sie in zwei Punkten einen Nachteil gesehen habe. Bis mir aufgefallen ist, dass ich seit Jahren so vorgehe, mir nur die Freiheit gegeben habe, diese zwei Punkte anders zu handhaben. Warum das so ist – und meine Tipps, wie das auch für dich nutzen kannst – dazu gleich mehr.
Zunächst aber ein Blick auf die klassische Definition der ALPEN-Methode:
Die ALPEN-Methode – eine bewährte Zeitmanagement-Technik
Diese Methode wurde von Lothar Seiwert entwickelt und soll helfen, den Arbeitstag sinnvoll zu strukturieren. ALPEN ist dabei ein Akronym, hies ist die Definition 🅐🅛🅟🅔🅝 in Kurzform:
🅐 AUFGABEN – alle Aufgaben des Tages notieren
🅛 LÄNGE – Zeitaufwand der einzelnen Aufgaben abschätzen
🅟 PUFFERZEITEN – 60% planen, 40% Pufferzeit für Unvorhergesehenes
🅔 ENTSCHEIDEN – Prioritäten setzen von wichtig bis weniger wichtig
🅝 NACHKONTROLLE – Plan und erledigte Aufgaben vergleichen
Die ALPEN-Methode bringt auf den Punkt, was viele im Alltag aus dem Blick verlieren: Planung ist mehr als nur eine To-do-Liste. Sie zwingt dazu, sich mit Aufwand, Prioritäten und Grenzen auseinanderzusetzen – und das ist grundsätzlich sinnvoll.
Für viele ist genau das der Vorteil und die Stärke des Modells: ein einfacher Rahmen, der hilft, überhaupt erst einmal Struktur in einen vollen Arbeitstag zu bringen. Die fünf Schritte sollen sicherstellen, dass du dich auf das Wesentliche konzentrierst. Sie geben Halt – besonders dann, wenn man sich im Alltag leicht verzettelt oder den Überblick verliert.
Gerade weil sie so klar und strukturiert ist, kann die Methode ein guter Einstieg ins Zeitmanagement sein – vor allem für alle, die sonst eher spontan in den Tag starten.
Trotzdem gilt wie so oft: Nicht jede Methode passt für jede Person. Ich habe sie mir im Laufe der Zeit einfach so zurechtgelegt, dass sie zu meinem Arbeitsstil passt. Wie genau das aussieht, zeige ich dir im nächsten Abschnitt Schritt für Schritt – inklusiver praktischer Tipps für die Umsetzung.
ALPEN nach meinem Ansatz – anwendbar für dich
Du möchtest die Methode in deinen Alltag holen?
Ob du dich eher an der klassischen Methode orientierst oder meine Variante ausprobierst – beides kann dir helfen, deinen Tag klarer zu strukturieren.
Ich erkläre die einzelnen Schritte anhand meiner eigenen Vorgehensweise, zeige dir aber auch, wie du sie klassisch umsetzen kannst. So bekommst du einen Überblick über Vorteile und Nachteile und eine Anleitung, die beide Perspektiven berücksichtigt – und dir Raum lässt, die Tipps rauszunehmen, die für dich funktionieren.
🅐 Aufgaben notieren
Die Alpen-Methode startet mit den Aufgaben des Tages: Ich liste also alles, was heute ansteht und idealerweise erledigt werden sollte.
Das Ziel: eine klare Übersicht schaffen, damit nichts vergessen wird.
Ich nutze für meine Aufgabenplanung das Tool Todoist. Mein Tipp, wenn du kein Aufgabentool hast: Nutze Word oder Excel als fortlaufenden Aufgabenliste – das spart Schreibarbeit. Du kannst aber genauso gut ein einfaches Blatt pro Tag nutzen, auf du handschriftlich nur die Tagesaufgaben festhältst.
Die Tagesaufgaben drucke ich mir aus. Es mag widersprüchlich wirken, eine digitale Aufgabenverwaltung zu nutzen und trotzdem auszudrucken. Ich kann es jedoch nur empfehlen. Wenn die Liste physisch vor dir liegt, hast du einen guten Überblick – egal, welche Fenster du am Rechner offen hast. Du hast deinen Tagesplan immer im Blick, das entlastet den Kopf. Ein weiterer Vorteil: Du kannst erledigte Aufgaben durchstreichen – ein befriedigendes Gefühl.
🅛 Länge abschätzen
Ich schätze für jede Aufgabe grob ein, wie viel Zeit sie voraussichtlich braucht. Das muss nicht auf die Minute genau sein – aber ein realistisches Gefühl dafür hilft enorm. Wer das regelmäßig macht, bekommt schnell ein gutes Gespür für den tatsächlichen Aufwand. Für mich ist diese Zeitschätzung die Grundlage, um überhaupt beurteilen zu können, wie voll der Tag wirklich ist.
Meine Empfehlung: Achte darauf, nicht zu knapp zu kalkulieren. Viele Aufgaben dauern länger, als man denkt – gerade, wenn Konzentration oder Rückfragen ins Spiel kommen.
🅟 Pufferzeiten einplanen
Die Methode empfiehlt, nur 60 % der verfügbaren Zeit zu verplanen. Die übrigen 40 % dienen als Puffer, weil erfahrungsgemäß während des Arbeitstages unerwartete Ereignisse eintreten, mit denen man sich beschäftigen muss.
Das ist perfekt für Menschen mit vielen Meetings, Kundenkontakten oder unregelmäßigen Abläufen. Wer mit dieser Reserve gut arbeitet, schafft sich damit Luft und bleibt flexibler im Tagesverlauf.
Was mir an dieser Stelle aber immer gefehlt hat: Es bleibt offen, welche Aufgaben eigentlich in diese 60 % gehören. P ist in der klassischen Methode eher eine Faustregel zur Zeitverteilung – keine konkrete Handlungsanweisung. Für mich war das nie greifbar genug.
Ich selbst sehe Pufferzeiten zudem kritisch.
Nachteil 1: Die großzügige Reserve vermittelt das Gefühl, dass viel Zeit zur Verfügung steht. Ich habe oft erlebt, dass das zu Lasten der Effizienz geht. Es verführt dazu, sich Zeit zu lassen, zu bummeln. Aufgaben werden leicht übererfüllt und dauern länger, als nötig: Was eigentlich gut genug ist, wird noch perfektioniert.
Nachteil 2: Pufferzeiten sollen für Unvorhergesehenes sein. Das heißt, ich weiß nicht, ob, was und wann etwas kommt. Was wäre, wenn der Tag mal reibungslos läuft? Dann bleibt Zeit ungenutzt – oder wird mit Belanglosem gefüllt. Allein der Gedanke, dass „sicher etwas dazwischenkommt“, kann schon ausreichen, eigenen Plan nicht ernst zu nehmen.
Allerdings kenne ich Menschen, die absolut happy sind mit 60% weil zu ihrem Job spontane Meetings und Feuerwehreinsätze einfach dazu gehören.
Mein Tipp: Verfolge meinen Ansatz einmal, auch, wenn du eine Reserve bevorzugst. So wird dir klar, was in die 60 % gehört, und du bereitest dich sinnvoll auf den nächsten Schritt vor.
🅟 Alternativ: Prioritäten smart setzen
Ich plane also ohne Pufferzeiten. Deshalb heißt mein P „Prioritäten setzen“.
Dafür kategorisiere ich jede Aufgabe nach A, B oder C:
A – MUST: Aufgaben, die heute unbedingt erledigt werden müssen.
B – SHOULD: Aufgaben, die wichtig sind, aber notfalls auch morgen Platz finden können.
C – COULD: schön, wenn es klappt – aber kein Drama, wenn nicht.
Da ich mit Todoist arbeite, habe ich die ABC-Kategorien schon in den Tagesaufgaben drin: Es gibt hier sogar 4 Prioritätsstufen, danach sortiere ich meine Aufgaben.
Nun bilde ich drei Summen nach den Schätzzeiten. So sehe ich auf einen Blick, wie viel Aufwand die verschiedenen Blöcke beanspruchen – und ob es eng wird. Ich muss an dieser Stelle noch nichts entscheiden.
➠ Tipp: Wenn du mit Papier arbeitest, mache es mit Farben sichtbar, z.B.: A = rot, B = blau, C = gelb und kreise die Schätzzeiten ein.
★ Info: Die Summenblöcke sind übrigens auch wichtige Infos für die Pufferzeiten-Fans.
Der Vorteil von Schätzzeiten: Auf einen Blick wird sichtbar, dass der Tag so gar nicht zu schaffen ist. Aber wenn zum Beispiel ein Meeting ausfällt, habe ich direkt sinnvolle und wichtige Aufgaben, die ich stattdessen übernehmen kann – und das sogar mit einem guten Gefühl.
Ergo: Ich übernehme mich nicht, weil ich schon vorher sehe, wo die Grenzen liegen. Und ich habe sofort sinnvolle Aufgaben zur Hand, wenn irgendwo Zeit frei wird.
Was ich dadurch gewinne: realistische Erwartungen an mich selbst – und Flexibilität, ohne den Überblick zu verlieren.
★★★ Tipp: Vergiss bei deiner Planung nicht das normale Tagesgeschäft. Mails, Telefonate usw. haben wir eher nicht auf der Aufgabenliste stehen, sie nehmen aber immer Zeit in Anspruch.
🅔 Entscheidungen treffen
Die klassische ALPEN-Methode versteht unter „Entscheidungen treffen“ das Priorisieren. Also die konkrete Auswahl, was an diesem Tag de facto erledigt werden soll und was eventuell verschoben wird.
Hast du P nach meiner Methode umgesetzt, ist das bereits passiert. Ansonsten mache das an dieser Stelle: Bilde Blöcke nach A, B und C und bilde Summen.
Danach kommt tatsächlich die Entscheidung gemäß E 🅔:
Ich habe jetzt die Tagesaufgaben, weiß, wie lange sie dauern und habe sie nach ihrer Wichtigkeit – ABC – geclustert.
Wenn ich mir jetzt die Summen anschaue, sehe ich, ob der Tag so machbar ist. Wenn ja – umso besser. Dann kann ich einfach loslegen.
Das wird aber erfahrungsgemäß nur an wenigen Tagen so sein. Also entscheide ich hier, auf was ich mich konzentriere.
Ich wähle dafür die wichtigsten sechs Aufgaben aus. Die sind in Summe meistens locker machbar. Und hier wären wir wieder nah am Puffer: wenn etwas dazwischen kommt, bringt mich das nicht aus der Ruhe, weil ich wieder zu meinem Fokus zurückkehren kann.
Und wenn ich alle 6 erledigt habe, nehme ich mir die nächsten auf der Liste vor.
Das nimmt den Druck raus und sorgt dafür, dass ich meine wirklich wichtigen Aufgaben erledige, anstatt mich mit Nebensächlichkeiten zu verzetteln.
Damit wird aus einer groben Struktur ein verbindlicher Tagesplan.
Was, wenn der Tag anders läuft als geplant?
Auch, wenn ich nicht mit Pufferzeiten plane, kommt natürlich Unvorhergesehenes auf mich zu.
Der Vorteil: Ich verteidige jetzt meine Planung, weil ich sehe, was für mich möglich wäre ohne Störung.
Wenn jemand mit einer spontanen Anfrage auf mich zukommt, vergleiche ich bewusst mit dem, was ich mir vorgenommen habe. Ich kann dann direkt sagen: „Ich habe Aufgabe 1, 2 und 3 geplant – wenn ich das übernehme, wird sich etwas verschieben.“ Das verändert die Gesprächssituation. Es zeigt, dass ich arbeite, nicht „frei“ bin – und dass ich bewusst umplane, statt mich treiben zu lassen.
So bleibe ich handlungsfähig – und entscheide selbst, wie ich mit Störungen umgehe.
🅝 Nachkontrolle
Der letzte Schritt der ALPEN-Methode ist die Nachkontrolle, ein kurzer Blick zurück auf den Tag: Soll- und Ist-Vergleich.
Um ein realistisches Bild vom Tag zu bekommen, stelle ich mir am Ende ein paar Fragen:
- Was hatte ich vor – und was habe ich tatsächlich geschafft?
- Habe ich meine Fokusaufgaben erledigt?
- Habe ich mich verschätzt? Wenn ja – bei der Zeit oder bei der Priorität?
- Was ist liegengeblieben – und warum?
- Was waren Störungen, Zeitfresser, Zeitdiebe?
Die Nachkontrolle hilft mir, Muster zu erkennen. Ich sehe, ob ich meine Aufgaben realistisch geplant habe.
Mich interessiert dabei nicht nur, was erledigt wurde, sondern auch, wer und was mich im Tag aus dem Takt gebracht hat – und ob das künftig vermeidbar ist.
Mein Tipp: Nutze die Reflexion für Verbesserungen im Tagesablauf
Wenn bestimmte Abstimmungen immer wieder nötig sind, lohnt es sich, einen festen Termin einzuplanen. Wenn Aufgaben ständig neu erklärt werden müssen, kann ein Ablaufplan oder Glossar Klarheit schaffen. Und wenn Störungen regelmäßig auftreten, ist es sinnvoll zu prüfen: Muss das künftig eingeplant werden? Lässt sich etwas verändern, verbessern oder sogar eliminieren?
Diese Rückschau ist für mich ein fester Bestandteil der Tagesplanung. So kann ich erkennen, was gut funktioniert oder wo die eigene Planung praxistauglicher sein könnte.
Für alle, die die ALPEN-Methode klassisch mit Pufferzeiten anwenden, bietet der Rückblick auch die Gelegenheit zu prüfen, ob die Reserve tatsächlich nötig war. War das Verhältnis von geplanter und reservierter Zeit sinnvoll gewählt? Wenn der Puffer gezielt entlastet hat, war es eine gute Entscheidung – er hat genau den Spielraum geschaffen, der den Tag souverän gelingen ließ.
Die ALPEN-Methode in einem Satz
Die ALPEN-Methode folgt einem logischen Ablauf. Sie beginnt mit dem Erfassen und Einschätzen der Aufgaben, lässt Raum für Unvorhergesehenes, fordert zur Priorisierung auf und schließt mit einem kurzen Rückblick. So entsteht ein strukturierter und anpassungsfähiger Tagesplan.
Der klare Aufbau macht sie leicht zugänglich und im Alltag gut anwendbar. Für mich funktioniert sie besonders gut, wenn ich zwei Punkte an meine Arbeitsweise anpasse: Pufferzeiten ersetze ich durch klare Prioritäten, und Entscheidungen treffe ich auf Basis meiner A–B–C-Einteilung. Damit wird der Plan realistisch und flexibel zugleich.
Ob man sich streng an die Methode hält oder einzelne Elemente anpasst – entscheidend ist, bewusst zu planen und regelmäßig zu überprüfen, ob die Planung zum Tag gepasst hat. Genau darin liegt für mich die Stärke des Modells: Es gibt Orientierung, ohne starr zu sein – und lässt genug Raum, den eigenen Weg darin zu finden.
Vielleicht ist es einen Versuch wert: die Methode einmal klassisch durchzuspielen – und sie dann mit meinem Ansatz zu vergleichen. Es geht nicht darum, perfekt zu planen. Aber darum, sich nicht mehr überraschen zu lassen – von einem Tag, der anders verläuft, als man es geplant hatte.
P.S.: Eine One-Pager-Anleitung zur Alpen-Methode wird es in Kürze geben. Schreib mir schon jetzt eine Mail, wenn du sie haben möchtest.
