„Kannst du das mal schnell machen?“
Es fängt immer harmlos an. Eine Kollegin bittet dich um Hilfe bei einer Präsentation, der Chef fragt, ob du „mal eben“ etwas organisieren kannst, und bevor du es merkst, jonglierst du Aufgaben, die eigentlich gar nicht deine sind.
Das Fatale daran?
• Du willst nicht unhöflich sein oder als schwierig gelten.
• Es geht schneller, wenn du es eben selbst machst.
• Du hast ein schlechtes Gewissen, wenn du „Nein“ sagst.
Gerade Frauen in verantwortungsvollen Positionen kennen dieses Muster gut. Man ist engagiert, professionell, möchte, dass alles läuft – und ehe man sich versieht, erledigt man Dinge, für die andere eigentlich zuständig wären.
Die Folge?
Am Ende des Tages hast du wieder viele Kleinigkeiten abgearbeitet, aber deine eigentlichen Aufgaben sind liegengeblieben. Dein Tag war voll, aber nicht produktiv.
Warum Abgrenzung im Job so schwerfällt
Wenn es nur um Zeitmanagement ginge, wäre das Problem schnell gelöst. Aber es geht um mehr. Denn oft fällt es uns schwer, uns abzugrenzen – und das hat Gründe:
Das Harmonie-Syndrom: Niemand will die „Schwierige“ sein
Gerade in Teams ist es leicht, in die Falle zu tappen: „Ach komm, das mache ich schnell.“ Man möchte kollegial sein, Teamwork leben. Doch während einige sich perfekt abgrenzen, übernehmen andere immer mehr Zusatzaufgaben – ohne, dass es jemand merkt.
Die automatische „Ja“-Reaktion
„Könntest du mal kurz…?“ – Noch bevor du nachdenken kannst, hast du schon genickt. Manche Menschen haben eine Art Reflex, sofort zuzustimmen, weil sie sich verantwortlich fühlen.
People-Pleasing und das Bedürfnis, gemocht zu werden
Besonders Frauen in Führungs- oder Schlüsselfunktionen tendieren dazu, für ein gutes Klima zu sorgen. Konflikte vermeiden, Harmonie schaffen – all das führt oft dazu, dass man sich überlastet.
Was passiert, wenn du dich nicht abgrenzt?
Wenn du immer „Ja“ sagst, auch wenn du eigentlich „Nein“ meinst, hat das Konsequenzen:
- Du wirst zur unsichtbaren Projektmanagerin.
Plötzlich jonglierst du Aufgaben für andere, während deine eigenen in den Hintergrund rücken. - Du verlierst deine Energie für die wirklich wichtigen Dinge.
Während du dich um Mails, Korrekturen oder andere Kleinigkeiten kümmerst, bleibt keine Kraft für die Themen, die dich wirklich weiterbringen. - Dein Arbeitstag fühlt sich an wie ein Dauerlauf – ohne Ziellinie.
Ständig unterwegs, immer beschäftigt – aber kaum etwas wirklich Wichtiges erledigt.
Es scheint unmöglich, auszubrechen. Aber nur scheinbar…
Wie du dich elegant abgrenzt – ohne Schuldgefühle
Die gute Nachricht: Abgrenzung kann man lernen. Es geht nicht darum, nur noch „Nein“ zu sagen oder egoistisch zu werden. Es geht darum, bewusst zu entscheiden, was wirklich dein Job ist – und was nicht.
Hier ein paar Strategien:
☛ Bewusst eine Pause zwischen Bitte und Antwort einbauen.
Statt sofort „Ja“ zu sagen, nimm dir eine Sekunde: „Lass mich kurz nachschauen, ob ich Kapazität habe.“ Oft reicht das schon, um nicht in den Reflex-Modus zu fallen.
☛ Hinterfrage die Verantwortung.
„Interessant, dass du das bei mir anfragst – an wen hast du dich vorher schon gewandt?“ Oft zeigt sich dann, dass es einfach nur bequem war, dich zu fragen.
☛ Aktiv Aufgaben zurückgeben.
„Ich habe aktuell keine Kapazität, aber X könnte eine gute Ansprechperson sein.“ So gibst du die Verantwortung zurück, ohne unfreundlich zu sein.
Ganz wichtig:
Rechtfertige dich nicht. Oft reichen klare, freundliche Aussagen aus. Dann schweigen und einfach nur freundlich schauen. ☺
Nicht mehr für alles zuständig sein: Die Lösung liegt in deiner Haltung
Oft denken wir, dass Abgrenzung vor allem eine Frage der richtigen Worte ist. Aber der wichtigste Schritt beginnt in dir selbst: mit deiner Haltung.
Wenn du selbst glaubst, dass es deine Aufgabe ist, alles aufzufangen, wird es schwer, Grenzen zu setzen. Wenn du hingegen verinnerlichst, dass du nicht für alles und jeden zuständig bist, wirst du ganz anders auf Anfragen reagieren – klarer, souveräner und ohne schlechtes Gewissen.
Es geht nicht darum, Kollegen im Stich zu lassen oder Nein um des Neins willen zu sagen. Es geht darum, bewusst zu entscheiden, wo deine Verantwortung aufhört – und wo andere selbst gefragt sind.
Doch im stressigen Alltag vergisst man schnell, auf die eigene Haltung zu achten. Die Routine setzt ein, und ehe du dich versiehst, rutschst du wieder in alte Muster.
Deine Entscheidungshilfe für die Abgrenzung: Eine Checkliste
Genau hier hilft eine klare Orientierungshilfe – eine Art Leitplanke, die dich daran erinnert, wo deine Verantwortung endet und wie du dich abgrenzt, ohne jedes Mal lange zu überlegen.
♦︎ Damit du nicht jedes Mal neu kämpfen musst, sondern eine klare Strategie hast.
♦︎ Damit du nicht nach Worten suchen musst, sondern direkt weißt, wie du reagieren kannst.
♦︎ Und damit du dich nicht ständig für dein Nein rechtfertigst.
Weil es mir selbst oft genug so ging, habe ich mir eine Checkliste gebastelt und sie über die Jahre mehr und mehr ausgefeilt und optimiert.
Du kannst jetzt davon profitieren:
Die Checkliste TaskFlow kannst du als Entscheidungshilfe nutzen, um um schnell zu erkennen, welche Aufgaben wirklich deine sind – und wie du dich souverän abgrenzt, ohne dich erklären oder rechtfertigen zu müssen.
✔ Sie unterstützt dich dabei, klare Ansagen zu erkennen und bewusst zu entscheiden.
✔ Sie erinnert dich daran, nicht aus Reflex Aufgaben zu übernehmen, die nicht deine sind.
✔ Und sie hilft dir, unnötige Schleifen zu vermeiden – damit du nicht ständig hinter anderen herlaufen musst.
Möchtest du mehr darüber erfahren? Hier findest du mehr Infos: Checkliste TaskFlow
Sich abzugrenzen bedeutet nicht, unkollegial oder egoistisch zu sein. Es bedeutet, Anfragen kritisch zu hinterfragen, statt dich in fremden Aufgaben zu verlieren. Je klarer du deine eigenen Prioritäten kennst, desto leichter wird es, für sie einzustehen. Du wirst für deine Entscheidungen respektiert.
Das ist am Anfang nicht immer leicht – aber es wird mit jedem Mal einfacher. Gehe bewusst mit deiner Zeit und Energie um, dann gewinnst du mehr Freiraum für das, was dich nach vorne bringt.
Und irgendwann wirst du merken: Nicht jede Bitte erfordert deine sofortige Hilfe – und nicht jede Aufgabe liegt in deiner Verantwortung.
Denn du bist nicht für alles zuständig. Und das ist völlig in Ordnung.
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