Wenn Mitarbeiter das wichtigste Gut eines Unternehmens sind – wie es so oft in den Leitbildern erwähnt wird – dann sollten die Personalabteilungen so ausgestattet sein, dass sie die „Hege und Pflege“ dieses Gutes als Aufgabe mit Priorität 1 erledigen können.
Die Rolle der Personalabteilung
Wie viel Personalabteilung ist dafür nötig? Eigentlich ganz einfach zu beantworten: so viel, wie es die momentane Situation des Unternehmens erfordert. Vorher geht es allerdings um die Frage, was eine Personalabteilung bietet. Und ab welcher Unternehmensgröße ein eigener Personalbereich, eine eigene Personalabteilung wirklich sinnvoll ist?
Vielfalt der Personalabteilungen
Wie der Name schon sagt, kümmert sich die Personalabteilung um alle Themen rund ums Personal. Das geht von A wie Abrechnung bis zu Z wie Zeugnisse. Auf einer Skala von Null bis zu einer klassischen Personalabteilung mit allen Unterbereichen haben die Unternehmen jede Menge Gestaltungsmöglichkeit, wie umfangreich sie die Personalthemen abdecken möchten.
Bereiche einer klassischen Personalabteilung
Betrachten wir mal die Bereiche eine klassische Personalabteilung:
- Personalabrechnung
- Personaladministration
- Personalsuche
- Personalentwicklung
- Personalplanung/-controlling
- Arbeitsrecht
Manchmal wird auch der Fuhrpark hier noch abgebildet oder das betriebliche Gesundheitsmanagement. Eine Erweiterung der Bereiche ist also problemlos darstellbar.
Unterschiede in großen und kleinen Unternehmen
Große Unternehmen bedienen alle Bereiche, oft sind diese sogar voneinander getrennt. Das sieht nach viel Aufwand aus, vor allem nach Fixkosten. Wie sieht dagegen die gängige Praxis in kleinen Unternehmen oft aus?
Unternehmen mit einer Größe zwischen 10 und 30 Mitarbeitern haben häufig gar keine eigene Personalabteilung, weil es als hoher Kostenfaktor angesehen wird. Das Minimum an Personalbereich ist die Lohnabrechnung. Das wickelt die Geschäftsleitungsassistenz oder die Buchhaltung mit dem Steuerberater ab. Den Papierkram, die Personaladministration also, findet man ebenfalls oft bei der Sekretärin oder in der Buchhaltung. Und vielfach was’s das dann schon.
Leute werden gesucht, wenn jemand gekündigt hat oder wenn gerade mal jemand gebraucht wird. Wer sucht, wird, das sieht man dann mal. Als Personalentwicklungsmaßnahme wird mal hier oder da ein externes Seminar gebucht. Und um Arbeitsrecht kümmert sich der Chef. Der bespricht sich auch mit dem Betriebsrat – so es denn einen gibt. Und vielen Unternehmen reicht das auch. Es läuft ja. Wofür soll man extra Leute einstellen, die Sachen machen, die andere nebenbei erledigen können.
Risiken bei Vernachlässigung von Personalangelegenheiten
Das bedeutet natürlich, dass im Tagesgeschäft die Personalangelegenheiten gerne schon einmal untergehen. Was passiert, wenn ein Unternehmen hier kein Augenmerk hat?
- Es gibt keine Historien
- Es gibt keine Überwachung
- Es gibt keine Messung
- Es gibt keine Steuerung
- Es gibt keine gezielte Entwicklung, Veränderung und/oder Verbesserung
- Es gibt keine Unternehmermarke
Kurz – es gibt keinen wirklichen Überblick. Stimmt es dann überhaupt, dass es läuft?
Vor- und Nachteile verschiedener Ansätze
Sowohl keine als auch eine allumfassende Personalabteilung haben Vor- und Nachteile: von fehlender zielgerichteter Personalarbeit bis hin zur Gefahr der Selbstverwaltung. Was also tun?
Strategisches Ziel: Human Resource Management (HRM)
Ziel ist eine professionelle Personalabteilung als strategischer Businesspartner – Human Resource Management. Das Verständnis ist nicht die Personalverwaltung, sondern die Personalgestaltung. Es gibt eine schlanke, effiziente Personaladministration, bei der interne Servicedienstleister dafür sorgen, dass die Mitarbeiter alles haben, was sie brauchen, um einen guten Job zu machen. Und das Personalmanagement ist involviert in die Erreichung der Unternehmensziele und kann die Geschäftsleitung so aktiv unterstützen. Und das ist unabhängig von der Unternehmensgröße.
Was an Modulen des Personalbereichs gebraucht wird, hängt davon ab, wo das Unternehmen gerade steht: Ist es noch im Aufbau, im Wachstum begriffen? Gibt es eine Umstrukturierung? Geht es mehr um das Stabilisieren des Unternehmens?
Zuerst einmal sollte der Personalbereich also auf den Prüfstand gestellt werden: Feststellen, was überhaupt schon abgedeckt wird – oder was sich im Laufe der Jahre (vielleicht überflüssigerweise) etabliert hat.
Durch die Analyse der aktuellen Situation können die nächsten Schwerpunkte gesetzt werden. Es kann helfen, Arbeiten im Personalwesen auch auszulagern. Der Bereich Personalwesen kann als Baukasten angesehen werden. Unternehmen können sich die Bausteine und Teile aussuchen, die für sie passen und die ihnen in ihrer momentanen Situation helfen. Zum Beispiel, wenn die Mitarbeiteranzahl im Unternehmen sich verändert hat. Und neue Strukturen und neue Abläufe gebraucht werden, damit Personalwesen und Unternehmensgröße wieder in Einklang sind.
Das ist auch eine Lösung für kleine Unternehmen. Sie führen die HR-Bereiche oft nicht selbst aus, weil ihnen die Gemeinkosten für die internen Dienstleistungen zu hoch sind. Sie haben im Personalbereich kein kontinuierliches Volumen. Es gibt starke Schwankungen zwischen Flauten und Spitzen. Von externen HR-Dienstleistern können diese Arbeiten abgedeckt werden. Die Unternehmen suchen sich die Bausteine und Teile aus, die für sie passen und die ihnen in ihrer Situation helfen. Immer dann und nur so lange sie benötigt werden.
