Du bist gut in deinem Job!
Deshalb bekommst du ein tolles Projekt dazu. Du freust dich und hängst dich rein. Du schaffst es und wirst gelobt. Bekommst noch eine anspruchsvolle Aufgabe. Du hängst dich noch mehr rein. Jetzt reicht die Zeit nicht mehr. Also arbeitest du mehr. Trotzdem wird es langsam zu viel. Was hilft – noch mehr arbeiten? Nein, das ist es nicht. Zeitmanagement vielleicht? Nein, auch keine Lösung. Jetzt wirst du fahrig, machst Fehler. Du wirst gefragt, was eigentlich mit dir los ist. „Zu viel zu tun“ wird als Antwort nicht akzeptiert. Also noch mehr Überstunden. Wenn du gemeint hast, dass es eine Phase ist: Es wird jetzt ein Dauerzustand. Du sitzt in der Falle: Mehr Arbeit, also auch immer mehr arbeiten…
Ist das jetzt deine ever ending story?
Fühlt sich dein Job an wie dieser schwer lesbare Text?
Was kannst du tun, wenn es gerade einfach zu viel ist?
Es gibt verschiedene Stellschrauben, an denen du drehen kannst, um wieder in die Spur zu kommen und den Joballtag (wieder) in den Griff zu kriegen. In diesem Beitrag findest du eine Auswahl an Ansatzpunkten, die dir helfen können, vom Chaos (wieder) in gute Selbstorganisation zu kommen.
Verschaffe dir den Überblick
Wir müssen uns alle mehrmals am Tag neu Überblick verschaffen, weil sich im Laufe des Tages immer wieder etwas ändert. Deshalb ist es so wichtig, das proaktiv und geplant zu tun. Das heißt, dass du zwischendurch innehalten und deine Aufgabenliste durchgehen solltest:
- Was wollte ich eigentlich heute machen?
- Was kommt gerade dazwischen?
- Was schaffe ich parallel und was muss verschoben werden?
Es geht kein Weg dran vorbei, dir so den aktuellen Stand deiner Aufgaben und Projekte klar zu machen und entsprechend anzupassen. Plane auf jeden Fall morgens deinen Tag, mache am Mittag eine kurze Bestandsaufnahme und überprüfe am Ende des Arbeitstages, was du erreicht hast und was auf den nächsten Tag verschoben werden muss. So behältst du die Kontrolle und kannst flexibler auf unvorhergesehene Ereignisse reagieren.
Richte dir eine fixe Struktur ein
Ein strukturierter Tag und eine gut geplante Woche sind das Rückgrat der effektiven Selbstorganisation. Beispielsweise kannst du dir jeden Montagmorgen eine halbe Stunde Zeit nehmen, um die Woche zu planen, und jeden Abend 15 Minuten, um den nächsten Tag vorzubereiten.
Blocke dir feste Zeiträume für wichtige Aufgaben, trage sie als „Termine mit mir selbst“ im Terminkalender ein. Setze feste Zeiten für wiederkehrende Aufgaben. Meetings werden meistens ohnehin schon als Jour Fixe geplant.
Deine Arbeitsweise wird durch diese klare Struktur gestärkt, du behältst so leichter die Kontrolle, auch wenn es mal stressig wird.
Kernaufgaben vs. Projektaufgaben
Der Reiz im Job ist, neben den Kernaufgaben auch in Projekten mitzuwirken. Projektaufgaben – auch wenn einmalig oder zeitlich begrenzt – kommen immer on top. Genau das ist dann die besondere Herausforderung im Joballtag: beides parallel zu wuppen.
Du solltest immer wissen, welche Aufgaben zu welcher Kategorie gehören und woran du gerade arbeitest. Dafür hilft eine klare Trennung und bewusste Zeitplanung. Deine Kernaufgaben werden auch nach dem Projekt bleiben. Es ist entscheidend, diese Aufgaben zu priorisieren, damit stellst du sicher, dass dein Job reibungslos läuft.
Für die Projektaufgaben solltest du gezielt Zeitblöcke einplanen. Mit kleinen Einheiten kannst du das Projekt vorantreiben, ohne dass deine Kernaufgaben darunter leiden.
Kennst du deine Zeitfresser?
Zeitfresser beeinträchtigen deine Produktivität massiv. Mache dir eine Liste und notiere, was und wer dir Zeit klaut. Wenn du das klar vor Augen hast, fällt es leichter, das zu eliminieren.
Ein typischer Zeitfresser sind übermäßige Besprechungen. Versuche, deine Teilnahme in Meetings zu minimieren und stattdessen klare, schriftliche Updates zu nutzen. Wenn das nicht in deinem Entscheidungsrahmen liegt, mache Vorschläge, wie Meetings effizient gehalten werden können (melde dich, wenn du eine Checkliste dafür brauchst).
Selbstbestimmung vs. Fremdbestimmung
Ein häufiger Stressfaktor ist das Gefühl, ständig fremdbestimmt zu arbeiten. Fremdbestimmung können wir nicht komplett eliminieren, da wir oft als Schnittstelle fungieren und auf die Zusammenarbeit mit anderen angewiesen sind.
Konzentriere dich darauf, deine eigene Arbeitsweise selbstbestimmt zu etablieren. Je gefestigter du darin bist, desto weniger lässt du dich von anderen treiben und beeinflussen. Schaffe dir Routinen und etabliere Methoden, die dir helfen, fokussiert zu bleiben. Mit einer stabilen und selbstbestimmten! Arbeitsweise wirst du besser auf externe Anforderungen reagieren, ohne dass sie dich aus dem Gleichgewicht bringen.
Prokrastinerst du?
Prokrastination – ein Wort das schön schaurig klingt. Was ist es? Aufschieberitis. Einfach nicht anfangen mit dem, was e-i-g-e-n-t-l-i-c-h gemacht werden muss. Aber irgendwas lenkt ab, lockt, macht mehr Spaß. Und später rächt es sich, dass wir so viel Zeit mit etwas anderem vergeudet haben.
Überlege, was dich davon abhält, Aufgaben zu erledigen. Sind es Angst vor Fehlern, Überforderung oder fehlende Motivation? Manchmal wissen wir auch nicht, wie wir eine Aufgabe sinnvoll anpacken sollen. Oder es macht einfach keinen Spaß.
Geh in die Vogelperspektive. Von dort aus kannst du leichter erkennen, was dich aufhält. Was stört dich an der Aufgabe? Weshalb traust du dich nicht heran? Mit diesen Fragen kommst du auf den Grund.
Bei öden Aufgaben helfen übrigens zwei Herangehensweisen: Entweder in einem Rutsch durch. Oder in kleinen Etappen erledigen. Was funktioniert bei dir besser?
Lass dich nicht ablenken
Schaffe dir so oft wie möglich eine ungestörte Arbeitsumgebung, um Ablenkungen zu minimieren. Schalte das Handy aus, reduziere unnötige Benachrichtigungen.
Schaffe dir feste Zeiträume für fokussiertes Arbeiten, in denen du nicht gestört wirst. Gut dafür: Die Tomato-Technik. In 25-Minuten-Blöcken kannst du richtig gut arbeiten. Danach kannst du dich gerne wieder stören lassen. 🙄
Ganz wichtig: Vermeide Multitasking. Das ständige Hin- und Herspringen zwischen Aufgaben ist absolut ineffizient ist. Konzentriere dich immer nur auf eine Aufgabe, bevor du zur nächsten übergehst.
Hast du den Kopf frei?
Ein klarer Kopf ist entscheidend für effektives Arbeiten. Hast du Zeiten, in denen du dich völlig entspannen kannst, ohne an die Arbeit zu denken?
Pausen sind nicht nur wichtig, um physisch zu entspannen, sondern auch, um mental abzuschalten. Auch kleine Auszeiten sind entscheidend, um deine mentale Energie wieder aufzuladen und effektiver zu arbeiten.
Wo ist deine Tankstelle, um die Akkus wieder aufzuladen? Ist es Meditation, Sport, kreativ sein, Natur? Wenn du die kennst, kannst du auch kleine Einheiten super nutzen.
Wie setzt du Prioritäten?
Lerne, klare Prioritäten zu setzen. Welche Aufgaben sind wirklich wichtig und welche können warten? Auch, wenn du täglich eine Prioritätenliste machst und diese konsequent abarbeiten willst, wirst du die Prioritäten wahscheinlich immer wieder neu würfeln müssen (siehe Überblick). abzuarbeiten.
Wenn der Tag chaotisch wird, frage dich: Was ist das Wichtigste, was muss heute UNBEDINGT erledigt werden?
- Was ist diese EINE Sache?
- schätze die Zeit
- starte damit
Wenn diese eine Sache erledigt ist, geh an die die nächste Sache – was sollte danach UNBEDINGT erledigt werden.
Es ist auf Dauer nicht befriedigend, so zu arbeiten. An einem chaotischen Tag werden so aber die wichtigsten Dinge angepackt.
Hast du (d)ein Pflaster für deinen Selbstorga-Schmerz gefunden?
Ich weiß, dass es oft nicht leicht ist, den Kopf im Tagesgeschäft oben zu behalten, besonders wenn du neue Projekte übernimmst. Denke daran, dass es nicht darum geht, mehr zu arbeiten, sondern smarter zu arbeiten.
Im Beitrag haben ich die häufigsten Schmerzpunkte in der Selbstorganisation adressiert. Diese Impulse sollen dir als erster Ansatz dienen.
War dein Schmerz nicht dabei, brauchst du ein ganz anderes Pflaster? Melde dich gerne, ich hab noch einiges im Koffer.
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