Kennst du das Gefühl, dass dein Tag irgendwie zu wenig Stunden hat? Deine Aufgabenliste wird länger, und obwohl du den ganzen Tag im Einsatz bist, stapeln sich die Aufgaben. Du hast den Kopf voller Dinge, die erledigt werden müssen, weißt aber kaum, wo du anfangen sollst? Dann bist du hier genau richtig. In diesem Artikel zeige ich dir sieben Zeitmanagement-Methoden, die du sofort anwenden kannst, um deinen Tag besser zu strukturieren und mit weniger Stress bei der Arbeit mehr zu schaffen.
1. Die 2-Minuten-Regel
Diese Regel ist simpel, aber unglaublich effektiv: Alles, was weniger als zwei Minuten dauert, erledigst du sofort. Einfach machen.
Dieser Tipp stammt von David Allen aus der GTD – Getting Things Done Methode, einer umfassenden und ausgeklügelten Methode (zu der ich auch irgendwann mal etwas schreiben werde…).
Warum ist das vorteilhaft? Einplanen dauert länger als machen, weil du dich zu lange damit beschäftigst, ohne Ergebnis. Es besteht die Gefahr, dass es auf deiner Aufgabenliste immer weiter verschoben wird, weil es so viele wichtigere Dinge gibt.
Da es nicht nur mit einer Mini-Aufgabe so passiert, verstopft dieser Kleinkram ratzfatz deine Aufgabenliste. Du schaust diese Aufgaben immer wieder an und überlegst, wann du es machst. So summieren sich die Minuten… Also – sofort erledigen und raus aus dem Kopf.
Wenn du viele 2-Minuten-Aufgaben hast, arbeite sie zusammen ab. Plane dir einen Block von 20 Minuten für Routinearbeiten. Oder um den Stapel aufzuräumen, der sich doch bei jedem im Laufe des Tages immer wieder ansammelt.
Genauso kannst du auch E-Mails im Block bearbeiten. Sofort beantworten. Oder kurz antworten „wird gemacht“ und auf die ToDo-Liste. So behältst du den Kopf frei.
2. Single-Tasking
Bearbeite immer nur EINE Aufgabe zurzeit!
Produktives und effektives Arbeiten ist mit Multi-Tasking nicht möglich, dazu gibt es Tests.
Du wirst ineffektiv und unkonzentriert, es passieren Fehler. Multitasking überlastet dich, stresst und frustriert.
Beim Single-Tasking fokussierst du dich auf eine Aufgabe. Das Arbeiten wird strukturierter und entspannter. Du wirst ist schneller fertig und die Ergebnisse sind qualitativ besser.
Ein Tipp: Teile Aufgaben systematisch und schriftlich in kleine Schritte ein. So kannst du es in kleinen Einheiten einzeln leicht erledigen.
3. Kein Gespräch ohne Ergebnis
Passiert dir das auch immer mal wieder?
Du gehst aus einem Gespräch raus und wenn du wieder an deinem Schreibtisch sitzt, wird dir klar, dass nichts aus dem Gespräch wirklich festgezurrt wurde. Was soll jetzt passieren? Wer macht jetzt was? Und es kommt dir nicht nur so vor: ES WAR VERSCHWENDETET ZEIT!
Das betrifft nicht nur Meetings, wo oft genug nicht protokolliert wurde. Es geht auch um die kurzen Gespräche zwischendurch. Wenn es nicht gerade Smalltalk ist, geht es ja um was: Eine Frage, die gestellt wurde, eine Entscheidung, die getroffen werden soll, eine Aufgabe, die erledigt werden muss.
So nervig, wenn im Nachgang noch mal alles geklärt werden muss.
Mache es zu deiner Grundregel: KEIN GESPRÄCH OHNE ERGEBNIS!!! Auch kein kurzes!
Stelle diese 3 Fragen, wenn du aus einem Gespräch rausgehst:
▷ Wie verbleiben wir, was haben wir entschieden?
▷ Wer macht was bis wann?
▷ Was ist der nächste Schritt?
Sei dabei konkret. Achte darauf, dass du die Antworten hast, die du brauchst, um weiterzukommen.
So sorgst du dafür, dass jedes Gespräch zu etwas hinführt und niemand im Unklaren bleibt. Wenn du verbindlich bist und Verbindlichkeit forderst, wirst du ernst genommen und als kompetent wahrgenommen – und deine Zeit wird respektiert.
4. Fokus 24
Ich habe meine eigene Variante der klassischen Pomodoro-Technik entwickelt, die ich Fokus Twenty Four nenne. Ich arbeite in 24-Minuten-Intervallen – nicht 25 Minuten, wie bei Pomodoro.
Dazu eine kleine Geschichte. Das kam so:
Ich habe einmal eine Kundin gefragt: „Wie viel vom Arbeitstag möchtest du an deinem Projekt arbeiten? Gib mir eine Prozentzahl.“
Ihre Antwort kam prompt: „50 Prozent. Meine Ziele sind mir wichtig.“ Ich habe ungläubig geschaut. 50 % des Arbeitstages – das wären 4 Stunden. Kaum vorstellbar, dass sie tatsächlich die Hälfte des Arbeitstages am Projekt arbeitet.
Die Wahrheit ist, dass das Tagesgeschäft sich immer in den Vordergrund drängt. Und die Meetings. Und die kleinen Störungen zwischendurch …
Also haben wir überlegt, was wirklich realistisch ist. Wir haben klein angefangen. 10% wären 48 Minuten eines 8-Stunden-Tages. Das hörte sich machbar an. 15% wären 72 Minuten, also etwas mehr als eine Stunde – auch denkbar.
Und so kamen wir darauf, dass 24-Minuten-Blöcke wunderbar sind, um 2 bis 3 mal am Tag am Projekt zu arbeiten.
24 Minuten – das sind 5% eines Arbeitstages. Das war von da an meine Fokus-Maßeinheit.
Meine Empfehlung:
Arbeite in Zeitblöcken von 24 Minuten. Wenn du am Tag 2 bis 3 Blöcke machst, das ist überschaubar UND machbar.
Stell dir den Wecker und bleibe 24 Minuten lang dran. ⏰
Was spricht dafür, in Blöcken zu arbeiten?
Es ist nicht zu lang:
▶ 24 Minuten nehmen nicht so viel Zeit auf einmal weg.
▶ Wenn zwischendurch jemand „stört“: 24 Minuten (oder den Rest davon) lassen sich Kolleg:innen meistens vertrösten.
Es ist nicht zu kurz:
▶ 24 Minuten reichen, um wirklich in die Konzentration zu kommen.
▶ Es vermeidet Verzetteln, weil das Ende des Zeitblocks schon in Sicht ist. Die Gefahr, sich in Details zu verlieren, ist gering.
Was, wenn die Zeit abgelaufen ist?
Option 1
Aufhören. Das gute Gefühl haben, wortwörtlich en bloc etwas vorwärts geschoben zu haben. Den nächsten Block planen.
Option 2
Du bist gerade super in den Flow gekommen? Wenn gerade keiner mit den Füßen scharrt und auf dich wartet – häng sofort den nächsten Block an.
Für das gute Gefühl:
Nutz einen Routinetracker, digital oder auf Papier. Vor allem, wenn du mehrere Projekte und Ziele gleichzeitig hast. Es ist beflügelnd, wenn du siehst, wie du in 24-Minuten-Schüben deine Projekte voranschiebst.
Mein Tipp:
Wenn man eine Aufgabe abrupt beendet hat, muss man sich oft wieder neu reindenken. Notiere dir, wo du aufgehört hast, was war dein letzter Schritt. Das hilft. Und am besten den nächsten Schritt gleich auch definieren – was ist als Nächstes dran.
5. Termine mit dir selbst
Stell dir vor, du hättest den ganzen Tag Meetings – aber diesmal sind sie mit dir selbst. Du reservierst feste Zeitblöcke in deinem Kalender, in denen du dich ausschließlich auf bestimmte Aufgaben konzentrierst (ideal für Fokus 24). Diese Termine haben denselben Stellenwert wie Meetings mit anderen – sie sind nicht verhandelbar.
Du könntest zum Beispiel den Vormittag für konzentrierte Arbeit blocken und den Nachmittag für administrative Aufgaben oder kleinere To-dos. Indem du klare Termine mit dir selbst einhältst, schützt du deine Zeit und verhinderst, dass du ständig unterbrochen wirst oder dich verzettelst.
Der Schlüssel ist, diese Termine wirklich ernst zu nehmen und dich an sie zu halten – genauso, wie du es bei einem Meeting mit Kolleg:innen tun würdest.
6. Tages- und Wochenplanung
Plane. Plane den Tag, plane die Woche
Es hört sich so profan an, ist aber ungeheuer wirkungsvoll. Ich weiß gar nicht, wie oft ich das in meinen Coachings vorschlage, ja – fast predige!
Mein Plädoyer fürs Planen:
Es gibt dir einen Überblick, du weißt, was auf dich zukommt. Es gibt dir das gute Gefühl, alles im Griff zu haben. Es geht nichts verloren.
Planung gibt den Rahmen und die Stabilität.
Natürlich ist das der Idealfall. Ich werde auch oft gefragt, warum soll ich überhaupt planen, wenn es doch wieder umgeschmissen wird.
Aber 1. ist der Plan die Grundlage dafür, dass wir uns nicht treiben lassen und eine Struktur HABEN. Ohne Struktur werden wir leicht zum Spielball äußerer Umstände (wir werden VERplant).
Und 2. können wir eine Routine nur entwickeln, wenn wir den Rahmen dafür haben.
Also – wenn du immer wieder zum Planen zurückkehrst, behältst du den Kopf frei – und den Kopf oben.
Wie startest du am besten?
Fange ruhig grob an. Lieber unperfekt starten als perfekt zögern.
Den Tag planen
Hast du eine ToDo Liste? Es gibt tolle digitale Systeme, ich nutze Todoist und bin begeistert von den Möglichkeiten. Du kannst es auch auf Papier machen, z.B. in einem Bullet Journal, es muss nicht digital sein. Was dir lieber ist – Hauptsache, du listest deine Aufgaben.
Oft genug passiert es, dass Menschen keinen richtigen Überblick haben über ihre Aufgaben. Sie lassen sich ablenken, machen das, was gerade reinkommt oder müllen sich mit unsinnigen Arbeiten zu. Wenn du eine Übersicht hast, passiert dir so was nicht.
Schau dir am Vorabend oder morgens früh an:
- Was bestimmt den Tag?
- Welche Termine habe ich? Welche Deadline?
- Kennzeichne deine Prioritäten:
- A = MUST: Was muss erledigt werden
- B= SHOULD: Was soll erledigt werden
- C = COULD: Was kann erledigt werden
- D = WON’T: Was übrig bleibt ist „nice to have“ oder kommt weg (dann belastet es dich nicht mehr).
Natürlich verändert sich der Tag – wir leben nicht auf einer Insel. Schau dir an, wie sich über den Tag deine Prioritäten verschieben. Danach verschiebt sich auch deine To-Do-Liste. Aber du hast es immer im Blick.
Die Woche planen
Mach das am Freitagnachmittag oder am Montagmorgen als Erstes. Ich z.B. mache es montags. Stelle dir diese Fragen:
- Wie sieht die Woche aus?
- Welche Termine habe ich? Welche Deadlines?
- Was will ich am Ende der Woche geschafft haben (Sonderaufgaben, Projekte…)
Das kannst du nun visualisieren. Nimm dir deinen Kalender, zeichne Blöcke deiner Arbeitszeiten je Tag ein. Trage deine Fixtermine ein, die nicht verschiebbar sind. Verteile deine Sonderaufgaben und Projektarbeiten auf die freien Zeitfenster. Jetzt hast du ein Bild, wie die Woche aussehen wird.
Das dauert ca. 15-20 Minuten. Es geht schneller, wenn du es als Routine etabliert hast.
7. Die eine Sache
Du bist gut in den Tag gestartet, leider wurde dir deine Planung gerade umgeworfen. Das kannst du tun, damit du den Fokus auf das Wichtigste behältst:
Frage dich:
Was ist DIE EINE SACHE, die ich heute auf jeden Fall erledigen werde?
Deine Haltung dazu:
Egal, was kommt, das werde ich tun. Keiner wird mich davon abbringen.
Es sei denn, die Welt geht unter.
Ich werde den Tag nicht beenden, ohne diese eine Sache erledigt zu haben.
Dann mache dich daran, es zu erledigen.
Du kannst dir die Frage nach der einen Sache immer wieder am Tag stellen. Wichtig ist, dass du das Wichtigste des Tages NICHT erst gegen Feierabend machst oder wenn alle weg sind. Bis dahin bist du vom Tag verbraucht. Dann hast du nicht mehr genug Energie für diese eine wichtige Sache.
Wenn du Fokus lernen möchtest, entscheide eine Woche lang JEDEN MORGEN: Was ist DIE EINE SACHE.
In der Woche darauf: Nimm dir ZWEI vor. In der dritten Woche werden es DREI Dinge. In der vierten Woche sind es VIER.
Wenn du das wirklich, wirklich täglich machst, hast du es nach den vier Wochen als gute Routine etabliert, den Fokus auf den wichtigen Dingen zu behalten.
Die Kür ist danach die Ivy-Lee-Methode:
So geht die Ivy-Lee-Methode
Am Ende deines Arbeitstages schreibst du die sechs wichtigsten Aufgaben für den nächsten Tag auf – in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit. Am nächsten Tag arbeitest du die Aufgaben eine nach der anderen ab, beginnend mit der wichtigsten. Du konzentrierst dich dabei immer nur auf eine Aufgabe, bis sie abgeschlossen ist.
Wenn im Laufe des Tages etwas dazwischen kommt, stell dir immer wieder die Frage: Was ist wichtiger A oder B – und gehe danach vor.
Diese Methode hilft dir, den Tag strukturiert und fokussiert anzugehen, ohne dich von unbedeutenden Aufgaben oder Ablenkungen aus der Bahn werfen zu lassen.
Weniger Stress, mehr Überblick
Es gibt kein Universalrezept für besseres Zeitmanagement. Aber die gute Nachricht ist: Es gibt viele Methoden, die du sofort ausprobieren kannst, um deinen Tag sinnvoll zu organisieren. Egal, ob du mit der 2-Minuten-Regel startest, deine Arbeit in Blöcke einteilst oder die wichtigste Aufgabe gleich morgens erledigst – der Schlüssel liegt darin, eine Methode zu finden, die zu deinem Arbeitsstil passt.
Fang klein an, probiere eine Methode aus und schau, wie sie deinen Alltag verändert. Vielleicht kombinierst du auch mehrere Techniken und schaffst dir so ein System, das dich wirklich entlastet. Zeitmanagement ist nicht nur für deinen Kalender wichtig – es bringt dir die Freiheit, deine Energie auf das Wesentliche zu fokussieren.
Und wenn all die Zeitmanagement-Methoden für dich nicht funktionieren?
Zeitmanagement kann dir helfen, deinen Tag besser zu strukturieren und Aufgaben effizient zu erledigen.
Doch wenn du merkst, dass du trotz aller Techniken den Überblick verlierst oder immer wieder in Stress gerätst, liegt das Problem vielleicht tiefer.
Was du brauchst, wenn Zeitmanagement allein für dich nicht funktioniert
An deinem Zeitmanagement zu arbeiten bringt dich nur weiter, wenn dein Arbeitsumfeld stimmt – ein zu voller Schreibtisch oder chaotische Arbeitsabläufe lassen sich damit nicht lösen.
Manchmal musst du einen Schritt zurücktreten und das gesamte Bild betrachten. An diesem Punkt setzt Selbstmanagement an: Es geht nicht nur um die Verwaltung deiner Zeit, sondern darum, deine Energie, Prioritäten und Arbeitsweise so zu gestalten, dass du selbstbestimmt und handlungsfähig bleibst.
Dazu gehört auch, dir Freiräume zu schaffen und klare Grenzen zu setzen – sowohl gegenüber anderen als auch gegenüber deinen eigenen Ansprüchen.
Wenn du das Gefühl hast, dass du mit Zeitmanagement allein nicht weiterkommst, dann lies hier, was darüber hinaus wichtig ist.
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